L’art du leadership virtuel

De nombreuses organisations pensent que l’un des plus grands défis auxquels elles sont confrontées lors de la mise en œuvre d’un bureau virtuel est la gestion des travailleurs mobiles ou distants. Malheureusement, ils laissent cette perception les empêcher de récolter bon nombre des avantages d’un lieu de travail plus flexible.

La gestion à distance n’est pas fondamentalement différente de la gestion des personnes sur site. La plus grande différence est le changement de style de gestion de la « gestion des yeux » (en supposant que les employés sont productifs parce que vous les voyez à leur bureau) à la gestion des résultats.

L’ensemble de l’organisation en profite en apprenant à gérer avec des résultats plutôt qu’avec des activités, en améliorant la communication et en favorisant la confiance entre les gestionnaires et les employés. En fait, les responsables d’équipes virtuelles signalent une amélioration de leurs compétences globales en gestion pour les travailleurs sur site et hors site.

Il existe 4 clés principales pour diriger une main-d’œuvre à distance. Ces conseils de gestion à distance vous aideront à mieux travailler avec les travailleurs mobiles et les équipes virtuelles.

Les bases de la gestion d’une main-d’œuvre distante ou mobile

• Gérer avec des résultats plutôt qu’avec des activités
• Améliorer la communication pour rester connecté
• Gestion des réunions et planification
• Commentaires et soutien

Gérer avec des résultats, pas des activités

L’une des préoccupations les plus courantes des gestionnaires et des cadres lorsqu’ils envisagent des équipes virtuelles est la suivante : « Comment puis-je savoir que mes employés seront au travail si je ne suis pas là ? » La réponse simple est alors que vous ne le ferez pas, pas à chaque minute. Mais en réalité, vous ne pouvez pas non plus être sûr que chaque minute qu’ils voient au bureau fonctionne. Il est facile de confondre activité et productivité.

Le travail du manager consiste à fournir à l’employé distant des objectifs spécifiques, mesurables et réalisables afin qu’il sache ce qui doit être fait et quand. Ceux-ci peuvent inclure des rapports terminés, le nombre d’appels passés et le nombre de problèmes d’assistance résolus – ou toute autre mesure de productivité appropriée.

Il est important que les employés et les gestionnaires travaillent ensemble pour s’entendre sur une définition commune des livrables et des échéanciers. Cela garantit que tout le monde est « sur la même longueur d’onde » et évite les malentendus. Cela garantit également que les objectifs et les attentes sont réalistes.

Les gestionnaires sont plus précieux pour une organisation en tant que coachs et mentors que superviseurs. Cet abandon de la « gestion du globe oculaire » et la définition plus claire des responsabilités professionnelles des employés qui en résulte sont l’un des principaux facteurs d’augmentation de la productivité que les équipes virtuelles connaissent généralement.

Mettre l’accent sur la gestion basée sur les performances vous aidera à créer une main-d’œuvre mobile plus productive.

Améliorer la communication (rester connecté)

Une communication efficace est l’un des facteurs les plus importants pour assurer le succès d’une équipe virtuelle. C’est un domaine où la technologie a contribué à rendre le travail à distance très facile. Il existe plusieurs outils permettant aux employés de rester connectés et de collaborer.

Le moyen le plus évident de faciliter la communication avec les travailleurs à distance consiste à déterminer les heures de travail. En fixant clairement les heures auxquelles les employés doivent venir travailler, vous pouvez éviter les points communs de confusion et assurer une communication rapide. Cependant, sachez qu’il y a un équilibre entre toucher et être empêtré. Cet équilibre doit se développer dans le temps.

Un autre domaine qui peut présenter un défi est la rapidité des communications lorsque les travailleurs à distance ne sont pas immédiatement disponibles ou n’ont pas de communications « en temps réel ». Les responsables et les collègues sur le terrain s’inquiètent souvent de ne pas pouvoir joindre les travailleurs distants en cas de besoin.

Une solution simple mais souvent négligée à ce problème consiste à créer un calendrier pour vérifier et répondre aux messages vocaux et aux e-mails. Cela peut être toutes les heures, deux fois par jour ou tout ce qui convient à votre situation. Ce calendrier, ainsi que le temps de réponse prévu, donne à chacun la tranquillité d’esprit que son message sera reçu et qu’une réponse suivra.

Il existe également des pratiques que les managers peuvent mettre en œuvre pour aider les employés distants à rester « connectés » et à se sentir toujours comme faisant partie du gang du bureau. Ceux-ci incluent des appels téléphoniques réguliers, y compris des membres de l’équipe virtuelle assistant à des déjeuners impromptus et à d’autres événements de réseautage, et leur envoyant des informations plus informelles, des mémos et des projets FYI.

Gestion des réunions et planification

Les réunions servent une variété d’objectifs importants pour tout projet d’organisation ou d’équipe, y compris le partage d’informations, se tenir au courant des progrès, prendre des décisions, rendre compte des progrès, faire du brainstorming et explorer des idées, des plans et des alternatives.

Suivre l’emploi du temps de chacun et inclure les travailleurs à distance dans les réunions peut sembler une tâche ardue pour les organisations qui étudient le travail d’équipe virtuel. Avec la créativité dans la gestion du temps et l’utilisation appropriée de la technologie et des outils, rien de tout cela ne sera un problème.

Il existe des plates-formes de travail collaboratif et de bureau virtuel basées sur le Web, ainsi que des solutions logicielles dédiées à la gestion des horaires de groupe et des calendriers partagés. Ceux-ci permettent aux employés sur site et hors site d’accéder aux horaires actuels et à des informations à jour sur les changements d’horaire de dernière minute.

Une prise de conscience importante est que toutes les réunions n’ont pas besoin d’être en face à face. Si vous utilisez correctement la technologie, les télétravailleurs peuvent utiliser une combinaison de téléconférence, de vidéoconférence, de conférence Web et de groupware pour rejoindre des réunions et participer à des présentations en temps réel sans frais de déplacement ni contraintes de temps supplémentaires. Ces outils vous permettent également d’inclure les télétravailleurs dans les importantes réunions impromptues qui surviennent.

Si une communication en face à face est souhaitée ou requise, planifiez des réunions pendant que les travailleurs mobiles et les membres de l’équipe virtuelle sont au bureau. Un moyen simple de le faire est de planifier des réunions cohérentes, comme une réunion du personnel le deuxième mardi de chaque mois ou une réunion d’équipe tous les vendredis. Cette régularité facilite la planification des réunions.

Commentaires et soutien

Une technique de gestion importante mais fondamentale qui est souvent négligée consiste à fournir une rétroaction et un soutien continus aux employés. De nombreux employés – à tous les niveaux de l’organisation – ont le sentiment qu’ils ne reçoivent pas suffisamment de commentaires sur leurs performances de la part de leurs managers. Ce type de discussion continue a une plus grande importance pour les équipes virtuelles.

Des réunions régulières doivent être prévues entre les responsables et les travailleurs à distance pour évaluer les besoins, fournir des commentaires et discuter des problèmes. Il s’agit d’une excellente occasion de s’entendre sur l’étendue, le calendrier et les échéances des travaux à effectuer.

Un autre excellent moyen d’améliorer les relations avec les travailleurs distants ou mobiles est de s’assurer qu’ils sont inclus dans les commentaires et les éloges. De nombreux gestionnaires et cadres fournissent des commentaires et des éloges aux employés de manière très informelle, généralement lorsqu’ils voient ces collègues ou collègues au bureau. Les travailleurs à distance n’ont pas autant de chances de rencontrer un patron ou un manager, il faut donc faire des efforts supplémentaires pour les tenir au courant.

Cela ne signifie pas beaucoup de travail supplémentaire, c’est plus une présence. Même l’utilisation de moyens simples et rapides pour informer les gens de leur travail, comme un bref message vocal ou un e-mail, ou une note rapide sur le bord d’un rapport ou d’un mémo, peut aider à garder les employés motivés et concentrés.

Aussi, n’oubliez pas de tapoter le dos de temps en temps en public, comme lors d’une réunion du personnel. Cela rassure les travailleurs sur site sur le fait que les travailleurs à distance prennent leur travail et minimise toute insatisfaction possible des travailleurs sur site à l’égard des membres de l’équipe virtuelle et de leurs modalités de travail.

S’inquiéter des défis liés à la gestion d’équipes virtuelles et rester connecté sont deux des obstacles les plus courants auxquels les organisations sont confrontées. Cela les empêche souvent d’exploiter la puissance et la flexibilité qui accompagnent une main-d’œuvre plus mobile.

Les techniques et stratégies de gestion nécessaires ne sont pas nouvelles, ce sont les mêmes choses que les bons gestionnaires ont faites pendant des années pour établir la confiance et une communication claire entre les équipes. En utilisant les guides que je partage avec vous dans ces quatre domaines clés, vous pouvez travailler efficacement et garder votre équipe connectée n’importe où !